Zásady ochrany osobních údajů

Účinné od 25. 9. 2026 · poslední změna 25. 9. 2026

V těchto zásadách vysvětlujeme, jaké osobní údaje zpracováváme při provozu pracovního portálu Flekni.cz a kariérních stránek zaměstnavatelů, které provozujeme na subdoménách flekni.cz (například nazevfirmy.flekni.cz), proč to děláme, komu údaje předáváme, jak dlouho je uchováváme a jaká máte práva. Zásady plní informační povinnost podle čl. 13 a 14 obecného nařízení o ochraně osobních údajů (nařízení (EU) 2016/679, dále „GDPR“).

Obsah

• 1. Kdo údaje zpracovává a jak nás kontaktovat
• 2. Koho se zásady týkají a právní základy
• 3. Uchazeči o zaměstnání
• 4. Umělá inteligence a automatizované zpracování
• 5. Firmy, náboráři a jejich zaměstnanci
• 6. Kontaktní osoby firem bez účtu
• 7. Návštěvníci webu
• 8. E-maily, které posíláme
• 9. Příjemci a zpracovatelé
• 10. Předávání údajů mimo EU
• 11. Jak dlouho údaje uchováváme
• 12. Vaše práva a jak je uplatnit
• 13. Zabezpečení
• 14. Musíte nám údaje poskytnout?
• 15. Změny zásad

1. Kdo údaje zpracovává a jak nás kontaktovat

Správcem osobních údajů je společnost PROBISON s.r.o., se sídlem Rybná 716/24, Staré Město, 110 00 Praha 1, IČO: 19204892, DIČ: CZ19204892, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C 383014/MSPH, provozovatel portálu Flekni.cz (dále „my“).

• E-mail pro dotazy k osobním údajům a pro uplatnění vašich práv: info@flekni.cz;
• poštou: PROBISON s.r.o., Rybná 716/24, Staré Město, 110 00 Praha 1.

Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali, protože nám to právní předpisy neukládají. Všechny dotazy vyřizujeme na uvedených kontaktech.

2. Koho se zásady týkají a právní základy

Zásady jsou rozdělené podle toho, v jaké roli s námi přicházíte do styku:

• Uchazeči o zaměstnání – kdo se přihlásí na pozici (s účtem i bez něj), založí si účet nebo vytvoří životopis (článek 3).
• Firmy, náboráři a jejich zaměstnanci – zákazníci s účtem náboráře a lidé, se kterými v rámci spolupráce jednáme (článek 5).
• Kontaktní osoby firem bez účtu – lidé, jejichž pracovní kontakt je uveden v inzerátu nebo ve veřejném rejstříku a kterým posíláme přihlášky uchazečů nebo informace o našich službách (článek 6).
• Návštěvníci webu a lidé, kteří nám napíšou (článek 7).

Každé zpracování opíráme o jeden z právních základů podle čl. 6 odst. 1 GDPR:

• plnění smlouvy (písm. b) – poskytujeme službu, o kterou jste požádali (vyřízení přihlášky, vedení účtu, služby pro zákazníky), včetně kroků před uzavřením smlouvy;
• souhlas (písm. a) – například s předáním přihlášky konkrétní firmě, se zařazením do databáze kandidátů nebo s analytickými a marketingovými cookies. Souhlas můžete kdykoli odvolat; odvolání nemá vliv na zpracování, ke kterému došlo předtím;
• právní povinnost (písm. c) – například uchování účetních dokladů nebo vyřízení žádosti orgánu veřejné moci;
• oprávněný zájem (písm. f) – náš zájem, zájem firmy nebo zájem uchazeče. U zpracování na základě oprávněného zájmu vždy posuzujeme, zda nad naším zájmem nepřevažují vaše zájmy nebo základní práva a svobody. Bližší informace o tomto posouzení vám na požádání poskytneme. Proti zpracování na základě oprávněného zájmu můžete kdykoli vznést námitku (článek 12).

Údaje zvláštní kategorie (například o zdraví, náboženství nebo politických názorech) ani rodné číslo cíleně nezpracováváme. Pro výběrové řízení nejsou potřeba, proto je prosím do přihlášky ani do životopisu neuvádějte.

3. Uchazeči o zaměstnání

3.1 Přihláška na pozici a její předání firmě

• Jaké údaje: jméno a příjmení, e-mail, telefon, životopis (ve formátu PDF; fotografii papírového životopisu převedeme na PDF), motivační dopis, pozice a firma, na kterou se hlásíte. Dále doklad souhlasu s předáním (kdy jste souhlas ve formuláři udělili a jeho přesné znění včetně názvu firmy), odkud přihláška přišla (Flekni.cz, kariérní stránka firmy, nebo ji za vás podle vašeho pokynu zadal náš tým) a odkud jste na web přišli (například vyhledávač, reklama nebo název kampaně).
• Proč: abychom přihlášku předali firmě, která pozici nabízí, poslali vám potvrzení a mohli doložit, komu a kdy jsme ji předali. Každou přihlášku před předáním kontrolují automatické filtry a náš tým, abychom firmy i uchazeče chránili před spamem a zneužitím. Údaj o tom, odkud jste přišli, používáme k vyhodnocení, které cesty a kampaně přinášejí uchazeče.
• Jak přihlášku předáváme: firmě, která přihlášky přijímá v portálu náboráře, se přihláška zobrazí v portálu a jejím náborářům pošleme upozornění s vaším jménem a kontaktem. Ostatním firmám ji pošleme na kontaktní e-mail z inzerátu, z profilu firmy nebo na e-mail náboráře, a to jako přílohu e-mailu, nebo jako odkaz na zabezpečenou stránku na Flekni.cz (článek 6.3). Pokud náborář firmy dlouho nereaguje a přihlášky čekají, můžeme přihlášku poslat i na kontakt uvedený v inzerátu.
• Právní základ: předání přihlášky firmě jmenované ve formuláři – váš souhlas, který ve formuláři udělujete (písm. a); potvrzení přihlášky a další kroky k jejímu vyřízení – plnění smlouvy, tedy vyřízení přihlášky, o které jste požádali (písm. b). Kontrola přihlášek, uchování dokladu o souhlasu a záznam o předání: oprávněný zájem (ochrana před zneužitím, prokázání souhlasu podle čl. 7 odst. 1 GDPR a schopnost říct vám, komu jsme údaje předali). Údaj o tom, odkud jste přišli: oprávněný zájem na vyhodnocení naší reklamy.
• Příjemci: firma, na jejíž pozici se hlásíte. Jakmile firma přihlášku obdrží (zobrazí, stáhne, dostane e-mailem nebo v portálu), odpovídá za její další zpracování jako samostatný správce.
• Jak dlouho: článek 11.

Přihlášku podanou na kariérní stránce firmy, kterou pro ni provozujeme na subdoméně flekni.cz, zpracováváme stejně a předáváme ji firmě, které stránka patří.

3.2 Rozpracovaná přihláška

Pokud odeslání přihlášky neprojde (například chybí životopis nebo souhlas), uložíme, co jste do formuláře vyplnili: jméno, e-mail, telefon, motivační dopis, přiložený životopis a důvod, proč odeslání neprošlo.

• Proč: aby se vám při dalším pokusu životopis připojil sám a abychom vám mohli pomoci přihlášku dokončit. Pokud jste ve formuláři už zaškrtli políčko o zpracování osobních údajů, může vám náš tým jednou poslat e-mail s výzvou k dokončení přihlášky. Tento e-mail obsahuje odkaz pro odhlášení.
• Právní základ: oprávněný zájem (pomoci dokončit přihlášku, o kterou jste projevili zájem).
• Jak dlouho: 60 dní. Kopii životopisu smažeme dříve, jakmile přihlášku se životopisem dokončíte.

3.3 Průběh přihlášky: odpověď firmy, pozvánka a zprávy

• Pozvánku na pohovor a zprávy, které vám náborář firmy napíše v portálu, vám doručíme e-mailem.
• Firma, které jsme přihlášku poslali odkazem, vám může odpovědět přímo ze stránky přihlášky (pozvání na pohovor, zájem, nezájem). Takovou odpověď odešleme s krátkým odkladem, během kterého ji firma může vzít zpět.
• Stav přihlášky, který si náborář vede v portálu (například „zamítnuto“), vám e-mailem neposíláme. Máte-li na Flekni.cz účet, uvidíte v přehledu přihlášek její aktuální stav a datum, kdy si ji firma prohlédla.
• Pozvánka na pohovor může obsahovat termín, místo, kontaktní osobu a odkaz na stránku „Jak se k nám dostanete“ (adresa, popis budovy, fotografie vchodu a parkování, mapa). Zaznamenáváme, zda a kdy jste si tuto stránku otevřeli a kolikrát. Tuto informaci a stav e-mailu s pozvánkou (doručen, nedoručen, případně označen jako nevyžádaná pošta; u e-mailů odeslaných přes službu Brevo i to, zda jste e-mail otevřeli) vidí náboráři firmy, kteří mají k přihlášce přístup. Stránka neobsahuje vaše jméno ani čas pohovoru a přestane platit 7 dní po termínu pohovoru.
• Pozvánka obsahuje také odkazy pro přidání termínu do kalendáře Google nebo Outlook. Když na ně kliknete, předáte termín a místo pohovoru společnosti Google, případně Microsoft.
• Vedeme historii přihlášky (schválení, předání, prohlédnutí, odpovědi, odeslané e-maily), abychom mohli vyřizovat dotazy a reklamace a doložit předání.
• Právní základ: plnění smlouvy (doručení odpovědí, zpráv a pozvánek); oprávněný zájem (záznam o prohlédnutí přihlášky a o otevření stránky s cestou na pohovor, historie přihlášky).

3.4 Dotazník a rady po přihlášce

S odstupem zhruba dvou týdnů od předání přihlášky se vás můžeme e-mailem zeptat, zda se vám firma ozvala. Odpovědi nám pomáhají hlídat, jak firmy na přihlášky reagují. Když se firma neozvala, můžeme vám poslat radu, jak postupovat dál. Pokud přihláška odešla bez životopisu, můžeme vás požádat o jeho doplnění.

• Právní základ: oprávněný zájem (kvalita služby a přehled o tom, jak firmy odpovídají). Rady jsou obchodním sdělením a můžete se z nich odhlásit odkazem v e-mailu.

3.5 Účet uchazeče a tvorba životopisu

• Jaké údaje: e-mail a heslo (heslo ukládáme jen jako kryptografický otisk), případně jméno a ověřený e-mail od Googlu nebo Seznamu, pokud se přihlašujete jejich účtem (článek 7.5). Dále jméno, příjmení, telefon, adresa, nahraný životopis, preferovaná lokalita, ochota dojíždět, firmy, kterým vás nemáme doporučovat, uložené nabídky, přehled přihlášek a vaše recenze. V editoru životopisu údaje, které sami vyplníte: fotografie, datum narození, vzdělání, praxe, jazyky, dovednosti, řidičská oprávnění, certifikáty, projekty, odkazy a zájmy. Máte-li zapnuté dvoufázové ověření, také tajný klíč pro ověřovací aplikaci a záložní kódy.
• Proč: vedení účtu, rychlejší přihlašování na pozice, tvorba a stažení životopisu v PDF a přehled vašich přihlášek.
• Pomocník s psaním a překladem životopisu: na vaše vyžádání pošleme text, který právě píšete nebo překládáte, nástroji umělé inteligence OpenAI (článek 4). U psaní a úprav textu je výsledek jen návrh; do životopisu se zapíše, až ho potvrdíte. Při překladu životopisu do jiného jazyka vytvoříme novou jazykovou verzi s přeloženým textem, kterou si před použitím zkontrolujte. Jméno, kontakty ani datum narození pomocník nedostává.
• Rozepsaný životopis se průběžně ukládá i ve vašem prohlížeči, abyste o text nepřišli při nechtěném zavření okna. Na náš server se dostane, až životopis uložíte.
• Právní základ: plnění smlouvy (písm. b) podle Všeobecných podmínek.
• Jak dlouho: po dobu existence účtu. Účet a jeho obsah smažeme na vaši žádost zaslanou na info@flekni.cz z e-mailu, který máte u účtu. Nahraný životopis můžete smazat sami v profilu.

3.6 Databáze kandidátů a doporučení firmám

Při tvorbě životopisu se můžete rozhodnout, zda chcete, aby vás mohli oslovovat personalisté a firmy s nabídkami práce. Pokud je tato volba zapnutá:

• Náboráři s placenou službou vás mohou najít v databázi kandidátů. V balíčku Profi vidí jen kartu bez jména a kontaktů (profese, obor, lokalita, praxe, vzdělání, jazyky, dovednosti). V balíčku Superprofi, a také náboráři, kterým jsme plný přístup k databázi výslovně povolili, vidí i vaše jméno, kontakty a životopis.
• Náš tým vás může doporučit vhodné firmě e-mailem. Firma dostane vaše jméno, profesi, lokalitu, délku praxe, vzdělání, jazyky, telefon, e-mail a odkaz na životopis, který platí 30 dní. V e-mailu firmě věk, pohlaví, fotografii ani datum narození neuvádíme a u životopisu vytvořeného v našem editoru je vynecháme i z PDF. Pokud jste nahráli vlastní životopis, firma ho dostane tak, jak jste ho nahráli. Nedoporučíme vás vašemu současnému zaměstnavateli ani firmám, které si v profilu vyloučíte. Doporučíme vás nejvýše třem firmám týdně a stejné firmě nejvýše jednou za 90 dní. Po každém doporučení vám pošleme e-mail, komu jsme vás doporučili, s možností další doporučování jedním kliknutím zastavit. Zaznamenáváme, kolikrát firma odkaz otevřela a zda o vás projevila zájem.
• Z našeho týmu mají k databázi přístup jen pověření členové. Do interního nástroje s databází kandidátů se přihlašují dvoufázovým ověřením a to, kdo z nich si v něm otevřel vaše kontakty nebo životopis, zaznamenáváme.
• Právní základ: váš souhlas (písm. a). Odvolat ho můžete kdykoli vypnutím této volby v profilu, odkazem v e-mailu o doporučení nebo e-mailem na info@flekni.cz.
• Jak dlouho: do odvolání souhlasu nebo zrušení účtu. Kopii životopisu vytvořenou pro firmu smažeme po skončení platnosti odkazu. Záznamy o tom, komu a kdy jsme vás doporučili a kdo z týmu otevřel vaše údaje, slouží jako doklad (článek 11).

3.7 Profil kandidáta pro párování s nabídkami

Ze životopisu, který nám poskytnete v účtu nebo s přihláškou, sestavujeme strukturovaný profil: jméno a kontaktní údaje, profese, obor, lokalita, délka praxe, vzdělání, jazyky, dovednosti a krátké shrnutí. U životopisu vytvořeného v našem editoru profil obsahuje také datum narození, které jste v editoru vyplnili, a z něj vypočtený věk. Ze životopisu z editoru profil sestavíme bez umělé inteligence, z nahraného PDF pomocí nástroje OpenAI (článek 4). Datum narození ani pohlaví z PDF nevytěžujeme. Věk ani pohlaví k párování nepoužíváme.

• Proč: abychom mohli navrhovat vhodné pozice a vhodné kandidáty (párování podle oboru a lokality).
• Kdo profil vidí: náš tým. Firmám se zobrazí jen tehdy, když jste zapnuli zařazení do databáze kandidátů (článek 3.6).
• Právní základ: oprávněný zájem (lepší zprostředkování práce). Proti tomuto zpracování můžete vznést námitku (článek 12).
• Jak dlouho: článek 11.

3.8 Recenze zaměstnavatelů

Když napíšete recenzi zaměstnavatele, zpracováváme její text, hodnocení, pozici, délku zaměstnání a jméno, které k recenzi uvedete (nemusíte ho uvádět). Recenzi před zveřejněním schvaluje zaměstnavatel, kterého se týká, nebo náš tým. Zveřejněná recenze je veřejně dostupná na profilu firmy. Právní základ: plnění smlouvy (zveřejnění recenze, o které jste požádali). Recenzi na vaši žádost odstraníme.

4. Umělá inteligence a automatizované zpracování

Nástroj umělé inteligence společnosti OpenAI používáme ke třem účelům:

1. Předběžné vyhodnocení přihlášky u přihlášek na pozice firem, jejichž placený balíček tuto službu zahrnuje. AI porovná přihlášku s popisem pozice a připraví orientační skóre, doporučení, silné stránky, možné slabiny a krátké shrnutí. Výsledek vidí náboráři firmy v portálu a náš tým.
2. Pomocník s psaním a překladem životopisu, jen na vaše vyžádání (článek 3.5).
3. Sestavení profilu kandidáta z nahraného PDF (článek 3.7).

Co AI dostává: při vyhodnocení přihlášky a sestavení profilu text motivačního dopisu a životopisu, ze kterých portál předem odstraní jméno, e-mail, telefon, adresu, datum narození, rodné číslo, věk, pohlaví, rodinný stav, národnost a odkazy. Odstranění probíhá automaticky, a proto ho nelze zaručit ve všech případech (například u neobvyklého zápisu adresy). U stránek, ze kterých text přečíst nejde (naskenovaný nebo vyfocený životopis), posíláme obraz stránky; na něm mohou být kontaktní údaje vidět. Soubor, který nejde přečíst vůbec, AI neposíláme.

Rozhoduje člověk. Výsledek AI je jen pomůcka pro náboráře. O pozvání na pohovor, přijetí či nepřijetí vždy rozhoduje člověk na straně firmy. Nejde o automatizované rozhodování podle čl. 22 GDPR. Portál podle hodnocení nic sám neodmítá ani neskrývá; náborář si podle něj může přihlášky jen seřadit nebo vyfiltrovat. Také párování kandidátů s pozicemi (článek 3.7) je jen návrh a věk ani pohlaví se při něm nepoužívají.

• Právní základ: vyhodnocení přihlášky a sestavení profilu – oprávněný zájem náš a firmy na rychlejším a důkladnějším zpracování přihlášek; pomocník s životopisem – plnění smlouvy (pomoc, o kterou jste požádali).
• Námitka: nepřejete-li si, aby vaše přihláška byla vyhodnocena pomocí AI, napište nám na info@flekni.cz z adresy, kterou jste uvedli v přihlášce. Námitku posoudíme a o výsledku vás budeme informovat. Vyhovíme-li jí, výsledek hodnocení u vaší přihlášky odstraníme.
• Poskytovatel a předání dat: OpenAI (článek 9). Údaje se mohou zpracovávat v USA (článek 10). Podle smluvních podmínek OpenAI pro službu API se data, která jí posíláme, ve výchozím nastavení nepoužívají k trénování modelů.

5. Firmy, náboráři a jejich zaměstnanci

5.1 Účet náboráře a poskytování služeb

• Jaké údaje: jméno, příjmení, e-mail, telefon, fotografie a popis (nepovinné), e-mailový podpis, nastavení upozornění, firmy, za které náborář jedná, zvolený tarif a údaje pro dvoufázové ověření. Dále obsah, který do portálu vložíte (inzeráty, zprávy uchazečům, pozvánky, poznámky), a údaje potřebné k vyúčtování služeb.
• Zveřejnění u inzerátu: u inzerátu náboráře zobrazujeme jako kontakt pro uchazeče jeho jméno, fotografii, popis, e-mail a telefon, pokud je v profilu vyplní.
• Proč: poskytování služeb podle smlouvy (inzerce, předávání přihlášek, portál náboráře, kariérní stránky, databáze kandidátů), vyúčtování a zákaznická podpora.
• Právní základ: plnění smlouvy se zákazníkem (písm. b); u zaměstnanců zákazníka oprávněný zájem zákazníka i náš na plnění této smlouvy (písm. f); účetní a daňové doklady – právní povinnost (písm. c).
• Jak dlouho: článek 11.

5.2 Přihlášky v portálu náboráře

Náboráři firmy vidí v portálu přihlášky na své pozice včetně výsledku AI hodnocení, pokud je k dispozici. Mohou přihlášky hodnotit, třídit, psát k nim poznámky, zvát uchazeče na pohovor a posílat jim zprávy. Za to, jak firma s přihláškami naloží a jak o uchazečích rozhodne, odpovídá firma jako samostatný správce. Náš tým má k přihláškám přístup kvůli podpoře a vyřizování reklamací.

5.3 Adresář kontaktů náboráře

Náborář si může v portálu uložit kontakty svých kolegů (například nadřízeného na pobočce): jméno, příjmení, pozici, e-mail a telefon, a posílat jim kopii pozvánky na pohovor. Údaje o těchto kolezích získáváme od náboráře, nikoli od nich samotných. Používáme je jen k odeslání kopií, o které náborář požádá. Právní základ: oprávněný zájem firmy i náš na koordinaci pohovorů. Kontakty zůstávají uložené, dokud je náborář nesmaže nebo dokud trvá jeho účet.

5.4 Měření využití portálu

• Jaké údaje: za každý den jeden souhrnný záznam: kdy jste byli v portálu naposledy aktivní, kolikrát jste provedli vybrané úkony (otevření přihlášky, změna stavu, zpráva uchazeči, pozvání na pohovor, úprava inzerátu, hledání kandidátů, stažení životopisu) a – jen pokud jste v liště cookies povolili analytické cookies – kolik minut jste v portálu aktivně pracovali. Neukládáme obsah vaší práce, jednotlivé stránky, stisky kláves ani IP adresu.
• Jak měříme: úkony zaznamenává náš server. Minuty měříme tak, že prohlížeč pošle nejvýše jednou za minutu krátký signál bez obsahu, a to jen tehdy, když máte portál otevřený a v poslední minutě jste s ním pracovali. Podrobnosti uvádějí Zásady používání cookies.
• Proč: péče o zákazníky (poznat, kdo potřebuje pomoc), zlepšování portálu a to, aby přihlášky nečekaly bez odezvy. Když náborář dlouho nereaguje, můžeme přihlášku poslat i na kontakt z inzerátu.
• Kdo údaje vidí: jen pověření členové našeho týmu. Firma náboráře ani jiní zákazníci je nevidí. Týdenní přehled o přihláškách, pokud ho zapneme, dostává jen náborář sám a může si ho vypnout.
• Právní základ: oprávněný zájem; u měření minut navíc váš souhlas s analytickými cookies, který můžete kdykoli odvolat odkazem „Nastavení cookies“ v patičce webu. Proti měření úkonů můžete vznést námitku na info@flekni.cz; posoudíme ji a o výsledku vás budeme informovat.
• Jak dlouho: 13 měsíců; při zrušení účtu se záznamy smažou.

5.5 Péče o zákazníky a komunikace

V interním systému pro péči o zákazníky evidujeme firmy a jejich kontaktní osoby, jednání, schůzky, telefonáty, poznámky, úkoly a připomínky. S vámi komunikujeme e-mailem, telefonicky, pozvánkami na schůzky a příspěvky v diskuzi u záznamů v portálu. Právní základ: plnění smlouvy a oprávněný zájem na péči o zákazníky.

6. Kontaktní osoby firem bez účtu

Tento článek je určen lidem, jejichž pracovní kontakt (jméno, e-mail, telefon) je uveden u firmy nebo v inzerátu a kteří u nás nemají účet náboráře. Týká se i podnikatelů – fyzických osob a soukromých e-mailových adres uvedených jako kontakt firmy; jejich údaje chráníme stejně.

6.1 Odkud vaše údaje máme

• z inzerátů na volná pracovní místa, které zveřejňuje Úřad práce ČR a Ministerstvo práce a sociálních věcí jako otevřená data (jméno kontaktní osoby, e-mail, telefon, adresa pracoviště);
• z Administrativního registru ekonomických subjektů (ARES): název, IČO a sídlo (u podnikatelů – fyzických osob jde o osobní údaje);
• od samotné firmy nebo jejího náboráře (například adresa pro zasílání přihlášek nebo kontaktní osoba v pozvánce na pohovor);
• od našeho týmu, který kontakt zapíše z jednání s firmou nebo z veřejně dostupných zdrojů, například z webu firmy.

6.2 Zveřejnění inzerátu a předávání přihlášek

• Co děláme: inzeráty převzaté z Úřadu práce zveřejňujeme na Flekni.cz včetně kontaktu, který v nich firma uvedla, aby se uchazeči mohli ozvat. Přihlášky uchazečů na tyto pozice posíláme na kontaktní e-mail z inzerátu nebo z profilu firmy.
• Právní základ: oprávněný zájem – firma kontakt zveřejnila právě proto, aby se na něj uchazeči hlásili, a uchazeč potřebuje, aby jeho přihláška došla.
• Nechcete dostávat přihlášky na svou adresu? Klikněte na „nechci přihlášky na tuto adresu“ v e-mailu s odkazem na přihlášku nebo na stránce přihlášky, případně napište na info@flekni.cz. Adresu si poznamenáme a přihlášky na ni už posílat nebudeme.

6.3 Stránka s přihláškou pro firmu

Přihlášku můžeme firmě místo přílohy poslat jako odkaz na zabezpečenou stránku na Flekni.cz.

• E-mail obsahuje jméno uchazeče s iniciálou příjmení, název pozice a – aby firma mohla uchazeči rovnou odpovědět – jeho e-mailovou adresu v poli pro odpověď. Telefon, motivační dopis a životopis se zobrazí až po kliknutí na „Zobrazit“.
• Odkaz je určen jen adresátovi a platí 60 dní. O nový odkaz může firma požádat nejpozději do 180 dnů od podání přihlášky.
• Co zaznamenáváme: kdy byla stránka otevřena a kdy si firma přihlášku zobrazila; pseudonymizovaný otisk IP adresy (samotnou IP adresu do tohoto záznamu neukládáme a otisk zpětně nepřevádíme); technické znaky, podle kterých poznáme, že stránku neotevřel člověk, ale automat (například bezpečnostní kontrola pošty). Dále odpověď firmy uchazeči (pozvání na pohovor včetně údajů, které firma vyplní – termín, místo, kontaktní osoba, vzkaz; zájem; nezájem), žádost firmy o účet náboráře (e-mail, název firmy, IČO) a adresy, na které si firma nepřeje dostávat přihlášky.
• Proč: bezpečnost odkazu (poznat, že odkaz koluje nebo je zneužíván), doklad o tom, komu a kdy jsme přihlášku předali, informace pro uchazeče, že si firma přihlášku prohlédla (uchazeč s účtem vidí jen datum), předání odpovědi firmy uchazeči, vyřízení žádosti o účet a souhrnná statistika doručení (jen počty). Adresu ze žádosti o účet nepoužíváme pro hromadné obchodní e-maily.
• Právní základ: oprávněný zájem.
• Stránka neobsahuje měřicí ani reklamní skripty a vyhledávače ji neindexují. Jakmile si firma přihlášku zobrazí nebo stáhne, odpovídá za svou kopii jako samostatný správce.
• Jak dlouho: článek 11.

6.4 Informace o našich službách a doporučení kandidátů

• Na pracovní e-mail firmy můžeme poslat informaci o našich službách, například že na její pozice mohou přicházet přihlášky přes Flekni.cz, nebo jí doporučit kandidáta, který si přeje být oslovován firmami (článek 3.6). Tyto e-maily posíláme přes službu Brevo a každý obsahuje odkaz pro odhlášení.
• Právní základ: oprávněný zájem na nabídce našich služeb firmám (přímý marketing). Proti tomu můžete kdykoli vznést námitku kliknutím na odkaz pro odhlášení nebo e-mailem na info@flekni.cz. Adresu pak zařadíme mezi odhlášené a obchodní sdělení vám už nepošleme.

7. Návštěvníci webu

7.1 Provozní a bezpečnostní záznamy

Při každé návštěvě server automaticky zaznamenává IP adresu, datum a čas, adresu požadované stránky, údaje o prohlížeči a odkazující stránku. Záznamy slouží k zajištění provozu a bezpečnosti a k odhalování chyb a útoků. IP adresu používáme také k omezení počtu požadavků (ochrana formulářů před spamem); pro tento účel ji držíme jen krátce v operační paměti serveru. Právní základ: oprávněný zájem na bezpečném provozu webu.

7.2 Cookies, analytika a reklamní měření

Nezbytné cookies (přihlášení, relace a ochrana formulářů) používáme vždy. Na veřejných stránkách webu a na kariérních stránkách firem používáme tyto analytické a reklamní nástroje. Jejich cookies ukládáme jen s vaším souhlasem z lišty cookies; co se děje před souhlasem, popisujeme níže.

• Google Analytics 4 (Google Ireland Limited) – měření návštěvnosti;
• Microsoft Clarity (Microsoft Corporation) – mapy kliknutí a záznamy průchodu stránkou, abychom našli chyby a nesrozumitelná místa;
• Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Limited) – měření účinnosti reklam na Facebooku a Instagramu a tvorba reklamních publik.

Se souhlasem hlásíme Metě a Google Analytics také konverze, zejména odeslání přihlášky. U přihlášky Metě posíláme jen název a číslo pozice a číslo přihlášky, bez vašeho jména a kontaktů. U přihlášky si poznamenáme, zda se tato událost Metě odeslala a zda k ní byl udělen souhlas; slouží to ke kontrole měření.

Před udělením souhlasu. Microsoft Clarity se načte až po vašem souhlasu s analytickými cookies; do té doby se vůbec nespouští. Skripty Google Analytics a Meta Pixel se na veřejných stránkách načítají i před vaším rozhodnutím a také po odmítnutí. Do udělení souhlasu však neukládají analytické ani reklamní cookies a Meta Pixel neodesílá žádné události. Samotným načtením skriptu poskytovatel získá vaši IP adresu a údaje o prohlížeči; Google Analytics mu do té doby posílá jen základní údaje o zobrazení stránky bez cookies (takzvaný režim souhlasu).

Kde tyto nástroje nepoužíváme. V portálu náboráře, v přehledech účtu uchazeče (přihlášky, životopisy, profil), na profilu uchazeče, který vidí náboráři, v interních nástrojích našeho týmu, při ověření přihlášení druhým faktorem, na stránce pro odhlášení z e-mailů, na stránce s přihláškou pro firmu, na stránce „Jak se k nám dostanete“ ani na stránkách doporučeného kandidáta analytické ani reklamní nástroje třetích stran nepoužíváme.

Změna a odvolání souhlasu. Svou volbu můžete kdykoli změnit nebo souhlas odvolat odkazem „Nastavení cookies“ v patičce webu (na kariérních stránkách firem je odkaz také v patičce). Když souhlas odvoláte, smažeme cookies analytických a reklamních nástrojů uložené na doméně flekni.cz. Seznam cookies, jejich platnost a další podrobnosti najdete v Zásadách používání cookies. Právní základ: souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR a § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích).

Společné správcovství s Metou. Za shromáždění údajů přes Meta Pixel na našem webu a jejich předání Metě odpovídáme společně s Metou (čl. 26 GDPR). Rozdělení odpovědnosti upravuje dodatek Mety o společném správcovství. Žádosti, které se týkají této společné fáze, můžete uplatnit u nás; pokud se týkají zpracování u Mety, předáme je jí. Za další zpracování údajů odpovídá Meta sama podle svých zásad ochrany soukromí.

7.3 Vlastní statistiky

Kolikrát se zobrazily jednotlivé nabídky a stránky kariérních webů a odkud návštěvníci přicházejí (vyhledávač, sociální síť, reklama), počítáme sami, bez analytických cookies a bez nástrojů třetích stran. Denní součty počítáme bez IP adres a bez identifikátorů návštěvníků. Aby se jedno zobrazení nepočítalo vícekrát, zapamatuje si prohlížeč v místním úložišti, které nabídky jste ten den už viděli. Když na web přijdete z vyhledávače, reklamy nebo jiného webu, zapamatujeme si zdroj příchodu ve vaší relaci (cookie sessionid, kterou kvůli tomu případně založíme) a při odeslání přihlášky ho k ní připíšeme (článek 3.1). Právní základ: oprávněný zájem na vyhodnocení návštěvnosti a reklamy.

7.4 Překladač, mapy a vložená videa

• Překladač Google: zvolíte-li v přepínači jiný jazyk než češtinu, načte se překladač Google Translate a text zobrazené stránky se odesílá společnosti Google k překladu. Vaši volbu si web zapamatuje v cookie googtrans. Překladač je dostupný i v účtu uchazeče a v portálu náboráře; tam Google dostane k překladu i text těchto obrazovek. Na stránkách doporučeného kandidáta, na profilu uchazeče, který vidí náboráři, ani na stránce s přihláškou pro firmu překladač nenabízíme.
• Mapy Google: na profilu firmy zobrazujeme mapu sídla ze služby Google Maps. Při jejím načtení Google získá vaši IP adresu a údaje o prohlížeči a může použít vlastní cookies. Mapa se načítá nezávisle na volbě v liště cookies. Odkaz „Otevřít v mapách“ v pozvánce vás přesměruje do mapové služby.
• Videa: kariérní stránky a články mohou obsahovat videa ze služby YouTube (na kariérních stránkách v režimu rozšířené ochrany soukromí) nebo Vimeo. Při jejich načtení získá provozovatel služby vaši IP adresu a údaje o prohlížeči.

Tito poskytovatelé zpracovávají údaje jako samostatní správci podle svých zásad.

7.5 Přihlášení přes Google nebo Seznam

Zvolíte-li přihlášení účtem Google nebo Seznam, dostaneme od poskytovatele vaše jméno a ověřenou e-mailovou adresu. Podle ní vás přihlásíme nebo vám založíme účet uchazeče. Heslo k účtu Google nebo Seznam nevidíme. Poskytovatel se dozví, že se přihlašujete na Flekni.cz. Právní základ: plnění smlouvy (přihlášení, o které jste požádali).

7.6 Když nám napíšete

Napíšete-li nám nebo zavoláte, zpracujeme vaše kontaktní údaje a obsah zprávy, abychom vám mohli odpovědět. E-mailové schránky @flekni.cz nám provozuje společnost Zoho (článek 9). Právní základ: oprávněný zájem na vyřízení vaší zprávy, případně plnění smlouvy nebo právní povinnost.

8. E-maily, které posíláme

• Provozní e-maily (potvrzení přihlášky, předání přihlášky firmě, odpovědi firem, pozvánky, zprávy náborářů, obnova hesla, upozornění) posíláme přes službu ZeptoMail; když nefunguje, náhradní cestou přes Brevo. Týkají se vaší přihlášky nebo účtu, a proto se z nich nelze odhlásit. Výjimkou jsou upozornění na nové přihlášky a týdenní přehled pro náboráře, které si lze vypnout v nastavení portálu.
• Obchodní sdělení a hromadné e-maily (například rady uchazečům, výzvy k dokončení přihlášky, informace o službách pro firmy, doporučení kandidátů) posíláme přes Brevo. Každé obsahuje odkaz pro odhlášení.
• Hlášení o doručení: obě služby nám hlásí výsledek doručení (například nedoručení nebo stížnost na nevyžádanou poštu). Na nedoručitelné adresy nepíšeme vůbec, na odhlášené adresy neposíláme obchodní sdělení. U e-mailů odeslaných přes Brevo může Brevo pomocí neviditelného obrázku zaznamenat otevření e-mailu a také kliknutí na odkaz; odkazy v nich vedou přes jeho server. U e-mailů odeslaných přes ZeptoMail otevření ani kliknutí nesledujeme.
• Právní základ: podle účelu e-mailu (plnění smlouvy, souhlas, oprávněný zájem). Sledování doručení: oprávněný zájem na spolehlivém doručování a na tom, abychom nepsali lidem, kteří o naši poštu nestojí.

9. Příjemci a zpracovatelé

Firmy (zaměstnavatelé) dostávají přihlášky, odpovědi uchazečům a doporučení kandidátů, jak je popsáno výše. Po převzetí jsou samostatnými správci.

Zpracovatelé zpracovávají údaje naším jménem, podle našich pokynů a jen pro účely uvedené v těchto zásadách:

• Hetzner Online GmbH, Německo – server, databáze a úložiště souborů včetně životopisů; datové centrum v Norimberku (Německo);
• Zoho Corporation B.V., Nizozemsko – odesílání provozních e-mailů (ZeptoMail) a e-mailové schránky @flekni.cz (Zoho Mail); údaje ukládá v datových centrech v EU;
• Sendinblue SAS (Brevo), Francie – hromadné e-maily a náhradní odesílání provozních e-mailů;
• OpenAI (OpenAI Ireland Ltd., Irsko, a OpenAI, L.L.C., USA) – nástroj umělé inteligence (článek 4).

Poskytovatelé analytických a reklamních nástrojů (článek 7.2):

• Google Ireland Limited, Irsko – Google Analytics;
• Microsoft Corporation, USA – Microsoft Clarity;
• Meta Platforms Ireland Limited, Irsko – Meta Pixel; za shromáždění údajů na našem webu a jejich předání Metě odpovídáme s Metou společně (článek 7.2).

Další samostatní správci, kterým údaje předáváme nebo kteří je získávají přímo při používání webu:

• Google (Google Ireland Limited a Google LLC) – překladač Google Translate, mapy Google Maps, videa YouTube a přihlášení účtem Google;
• Seznam.cz, a.s., Česká republika – přihlášení účtem Seznam;
• Vimeo.com, Inc., USA – videa na některých kariérních stránkách;
• orgány veřejné moci (například soudy, policie, dozorové úřady), pokud nám to ukládá zákon;
• naši poradci (například advokát nebo účetní) v nezbytném rozsahu a vázaní mlčenlivostí.

Uvnitř naší společnosti mají k údajům přístup jen pověření členové týmu, a to v rozsahu, který potřebují pro svou práci.

10. Předávání údajů mimo EU

Náš server i e-mailové schránky jsou v EU. Mimo Evropský hospodářský prostor se údaje mohou dostat v těchto případech:

• OpenAI – zpracování může probíhat v USA;
• Google, Microsoft, Meta a Vimeo (analytika, reklamní měření, překladač, mapy, videa, přihlášení) – mohou údaje zpracovávat v USA;
• Zoho – údaje zůstávají v datových centrech v EU, omezený přístup technické podpory je možný z Indie;
• Brevo – pokud k údajům přistupují jeho subdodavatelé mimo EU.

Předání do USA se opírá o rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany (rámec EU–USA pro ochranu osobních údajů, EU-U.S. Data Privacy Framework), pokud je příjemce v tomto rámci certifikován, jinak o standardní smluvní doložky schválené Evropskou komisí. Předání do jiných zemí (například do Indie) se opírá o standardní smluvní doložky. Na požádání vám sdělíme, jaké záruky platí a kde jsou dostupné.

11. Jak dlouho údaje uchováváme

Údaje uchováváme jen po dobu potřebnou k účelu, pro který je zpracováváme. Kde máme nastavený automatický výmaz, uvádíme přesnou lhůtu. Kde ho zatím nemáme, uvádíme kritérium, podle kterého se doba řídí. Na vaši žádost údaje smažeme dříve, pokud je nemusíme uchovat ze zákona nebo k obhajobě právních nároků.

Údaje smazané z databáze mohou ještě určitou dobu zůstat v zálohách. Zálohy chráníme stejně jako ostatní údaje a používáme je jen k obnově po havárii.

12. Vaše práva a jak je uplatnit

Právo vznést námitku. Proti zpracování, které opíráme o oprávněný zájem (například AI hodnocení přihlášky, profil kandidáta nebo měření využití portálu), můžete kdykoli vznést námitku z důvodů, které se týkají vaší konkrétní situace. Údaje pak dál nezpracujeme, ledaže prokážeme závažné oprávněné důvody, které převažují nad vašimi zájmy, nebo je potřebujeme k obhajobě právních nároků. Proti přímému marketingu můžete vznést námitku kdykoli a bez udání důvodu; obchodní sdělení vám pak už nepošleme.

Dále máte tato práva:

• přístup – můžete zjistit, zda a jaké údaje o vás zpracováváme, a získat jejich kopii. U přihlášky vám sdělíme, kterým firmám a kdy jsme ji předali, zda si ji firma prohlédla a jak odpověděla;
• oprava nepřesných nebo neúplných údajů. Většinu údajů v účtu opravíte sami;
• výmaz, pokud údaje už nepotřebujeme, odvoláte souhlas, vznesete oprávněnou námitku nebo je zpracováváme protiprávně;
• omezení zpracování, například po dobu, kdy ověřujeme přesnost údajů nebo vaši námitku;
• přenositelnost – údaje, které jste nám poskytli a které zpracováváme automatizovaně na základě souhlasu nebo smlouvy, vám předáme ve strukturovaném, strojově čitelném formátu. Životopis z editoru si můžete kdykoli stáhnout sami ve formátu PDF;
• odvolání souhlasu – kdykoli a stejně snadno, jako jste ho udělili: vypnutím volby v profilu, odkazem v e-mailu, u cookies odkazem „Nastavení cookies“ v patičce webu, nebo e-mailem na info@flekni.cz;
• stížnost u dozorového úřadu – Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz. Budeme rádi, když se nejdřív obrátíte na nás.

12.1 Jak práva uplatnit

Napište nám na info@flekni.cz nebo poštou na adresu sídla. Abychom vaše údaje nevydali nikomu jinému, můžeme vás požádat o ověření totožnosti, například aby žádost přišla z e-mailu, který jste u nás uvedli. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce. Ve složitých případech můžeme lhůtu prodloužit o další dva měsíce; o prodloužení a jeho důvodu vás budeme včas informovat. Vyřízení je zdarma. U zjevně nedůvodných nebo nepřiměřených žádostí, zejména opakovaných, můžeme požadovat přiměřený poplatek nebo žádost odmítnout.

12.2 Stažení přihlášky a odvolání souhlasu s předáním

Napište nám z adresy, kterou jste uvedli v přihlášce. Přihlášku firmě dál nepředáme, zrušíme odkazy na ni a zastavíme e-maily, které ještě neodešly. Všem firmám, kterým jsme přihlášku už předali – v portálu, v upozornění z portálu, v příloze e-mailu nebo e-mailem s odkazem, který obsahuje i vaši e-mailovou adresu pro odpověď – oznámíme, že jste souhlas odvolali, a požádáme je o smazání. Za kopii, kterou si firma uložila, odpovídá firma jako samostatný správce. Odvolání souhlasu nemá vliv na předání, ke kterému došlo předtím.

12.3 Pro firmy a náboráře

• Nechcete-li dostávat přihlášky na určitou adresu, klikněte na „nechci přihlášky na tuto adresu“ v e-mailu s odkazem na přihlášku nebo na stránce přihlášky, případně napište na info@flekni.cz;
• náborář může vznést námitku proti měření využití portálu e-mailem na info@flekni.cz a souhlas s měřením minut odvolat odkazem „Nastavení cookies“;
• z obchodních sdělení se odhlásíte odkazem, který je v každém takovém e-mailu.

13. Zabezpečení

Přijali jsme technická a organizační opatření přiměřená rizikům, zejména:

• šifrované spojení (HTTPS) na celém webu;
• přístup k údajům jen pro pověřené osoby v rozsahu jejich role; účet správce je chráněn dvoufázovým ověřením a ostatní uživatelé si ho mohou zapnout. Interní nástroj s databází kandidátů vyžaduje dvoufázové ověření a přístupy členů týmu v něm zaznamenáváme. Jména uchazečů se v interním systému pro péči o zákazníky zobrazí jen tomu, kdo k tomu má oprávnění;
• hesla ukládáme jen jako kryptografický otisk;
• životopisy a fotografie uchazečů ukládáme do chráněného úložiště; zobrazí se jen oprávněnému uživateli nebo přes odkaz s omezenou platností;
• odkaz na přihlášku pro firmu je pro každého příjemce jiný, jeho klíč neukládáme do databáze a platí jen omezenou dobu; počet zobrazení stránky s přihláškou je omezen;
• z textu, který posíláme do nástrojů umělé inteligence, automaticky odstraňujeme jméno a kontaktní údaje (článek 4);
• pravidelné zálohování.

14. Musíte nám údaje poskytnout?

Poskytnutí údajů je dobrovolné. Bez jména, e-mailu, telefonu a životopisu nebo motivačního dopisu ale přihlášku vyřídit nemůžeme a bez e-mailu vám nemůžeme založit účet. Zařazení do databáze kandidátů ani souhlas s analytickými a marketingovými cookies nejsou podmínkou používání portálu. Účet uchazeče si může založit osoba starší 15 let.

15. Změny zásad

Zásady aktualizujeme, když měníme způsob zpracování nebo když to vyžadují právní předpisy. Aktuální znění je vždy na této stránce. O podstatných změnách informujeme na této stránce a registrované uživatele, kterých se změna týká, také e-mailem. Pokud bychom chtěli vaše údaje použít k novému účelu, dozvíte se to předem.

Co jsme změnili 25. 9. 2026 oproti znění ze 17. 2. 2025: zásady jsme přepsali a rozdělili podle rolí. Nově popisují předání přihlášky odkazem na zabezpečenou stránku a záznam jejího prohlédnutí, uchování dokladu o souhlasu s předáním, rozpracované přihlášky, stránku „Jak se k nám dostanete“ u pozvánky na pohovor, databázi kandidátů a doporučování kandidátů firmám, profil kandidáta, přechod z nástroje Google Gemini na OpenAI a pravidla, co do umělé inteligence posíláme, poskytovatele e-mailů ZeptoMail a Brevo, měření využití portálu náboráři, zdroje a zpracování kontaktů firem, přihlášení přes Google a Seznam, překladač a vložený obsah. Doplnili jsme jmenovitý seznam zpracovatelů a doby uchování odpovídající skutečnosti. Microsoft Clarity nově spouštíme až po udělení souhlasu a souhlas s cookies lze změnit nebo odvolat odkazem „Nastavení cookies“ v patičce webu.

Účinné od 25. 9. 2026 · poslední změna 25. 9. 2026