Vedoucí administrativy a výkonné podpory

Jesamine Nel, e-mail: nel@pulsarexpo.eu

Vedoucí administrativy a výkonné podpory
Oddělení: Administrativa a výkonná podpora
Název pozice: Vedoucí administrativy a výkonné podpory
Nadřízený: co-CEO (Strategie a rozvoj organizace)
Organizační zařazení: Chief of Staff / Kancelář co-CEO
Rozsah podpory: Oba co-CEO / společníci a administrativní podpora společnosti
Hlavní odpovědnosti
1. Vedení administrativní funkce
Vést, rozvíjet a systematicky řídit tým Administrativy a výkonné podpory tak, aby poskytoval spolehlivou, profesionální a efektivní podporu společnosti i oběma co-CEO.
Definovat role v týmu, priority, rozdělení pracovní zátěže, úroveň poskytovaných služeb a zastupitelnost jednotlivých členů týmu a zajistit efektivní koordinaci podpůrných kapacit.
2. Nastavení modelu poskytování služeb, prioritizace a rozdělování práce
Odpovídat za nastavení modelu fungování oddělení Administrativy a výkonné podpory a rozdělovat práci mezi členy týmu podle jejich specializace, obchodních priorit a potřeb obou co-CEO.
Zajišťovat jasně vymezené odpovědnosti, kontinuitu poskytované podpory, dodržování pravidel důvěrnosti a efektivní zajištění jak firemních záležitostí, tak určených osobních a rodinných záležitostí.
3. Tvorba pravidel, standardů a administrativní řízení
Odpovídat za návrh, implementaci a průběžné zlepšování interních politik, standardních operačních postupů (SOP), pravidel, šablon a standardů pro oblast administrativy.
Zajistit, aby administrativní procesy byly jasně definované, zdokumentované, v souladu s interními pravidly a důsledně dodržované v rámci celé funkce.
4. Dohled nad kancelářským provozem a administrativními službami
Prostřednictvím týmu i externích dodavatelů zajišťovat efektivní provoz kanceláří a administrativní podporu napříč lokalitami společnosti.
Dohlížet na kancelářský provoz, podporu související se správou budov, návštěvy, organizaci schůzek, cestovní administrativu, firemní akce, správu dokumentů, archivaci, poštovní agendu, správu inventáře a další podpůrné služby.
5. Výkonná a osobní podpora co-CEO
Poskytovat důvěrnou a vysoce profesionální výkonnou podporu oběma co-CEO a společníkům v obchodních a strategických záležitostech.
Zajišťovat, aby určené osobní a rodinné záležitosti byly prostřednictvím týmu řešeny diskrétně, spolehlivě a s odpovídající prioritou.
Působit jako hlavní kontaktní osoba pro citlivé záležitosti vyžadující úsudek, důvěru nebo eskalaci.
6. Sekretariát porad vrcholového vedení a sledování plnění úkolů
Vykonávat funkci oficiálního sekretáře porad vrcholového vedení (Top Management Meetings).
Ve spolupráci s předsedajícím (Chair), Chief of Staff a příslušným co-CEO připravovat podklady pro jednání, koordinovat tok dokumentace, zpracovávat a finalizovat zápisy z jednání, koordinovat schvalování a podpisy a spravovat oficiální archiv jednání.
Vést registr přijatých rozhodnutí a úkolů z porad vrcholového vedení a zajistit, aby každé schválené rozhodnutí bylo převedeno do konkrétního úkolu s jasně určeným vlastníkem a termínem splnění.
Průběžně sledovat stav plnění úkolů, konsolidovat aktualizace, připomínat odpovědným osobám blížící se termíny a eskalovat opožděné, blokované nebo nejasné úkoly předsedajícímu, Chief of Staff nebo příslušnému co-CEO.
7. Řízení dodavatelů, rozpočtu a administrativních zdrojů
Odpovídat za administrativní rozpočet, nákupy související s provozem kanceláře a vztahy s dodavateli v rámci svěřené oblasti.
Zajišťovat hospodárné využívání prostředků, vysokou kvalitu služeb, dodržování smluvních závazků, kontinuitu klíčových podpůrných služeb a efektivní využívání administrativních zdrojů.
8. Mezioddělová spolupráce a kvalita poskytovaných služeb
Zajišťovat úzkou spolupráci mezi oddělením Administrativy a výkonné podpory a ostatními útvary společnosti.
Slaďovat poskytovanou podporu s potřebami společnosti a vytvářet profesionální, vstřícné a dobře organizované pracovní prostředí pro zaměstnance, návštěvy i oba co-CEO.